Diariamente travamos uma briga acirrada contra o tempo. Mal nos damos
conta o dia amanheceu, ligamos o piloto automático e em alguns minutos
realizamos inúmeras tarefas sem nem pensar.
Entretanto, o dia só está apenas começando, e a gente só consegue pensar
nas outras inúmeras tarefas que temos para realizar até o final do dia.
Inevitavelmente toda esta correria sem um planejamento prévio, nos
levará a retrabalhos, desperdício de tempo, dinheiro e energia, além de nos manter
milhas e milhas distantes da tão sonhada qualidade de vida.
Penso que por meio da valorização do conceito e prática do planejamento,
é possível obter melhores resultados garantindo maior credibilidade no trabalho
que nos propomos a realizar.
Para tanto precisamos mudar nossa cultura de “ir fazendo”, sem um plano
prévio. Parece que somos consumidos pela urgência e a necessidade do fazer, e
não valorizamos a importância do tempo destinado ao planejamento.
Na área que atuo Recursos Humanos, fica difícil mensurar resultados se
não utilizo uma ferramenta que me possibilite transformar fatos em números, em
indicadores de desempenho, seja na satisfação do colaborador, seja para
acompanhar o absentismos, turnover, treinamento e demais processos.
Aprendi que é preciso planejar, comparar o previsto com o realizado e
acompanhar os resultados. Não podemos atuar numa área considerada umas das mais
estratégicas, levando em consideração apenas o sentido abstrato da Gestão de
pessoas.
Ao longo do tempo vamos compreendendo que uma prática profissional que
utiliza o planejamento como ferramenta de estratégia profissional, aliada a
outras áreas aumentam a possibilidade de sucesso e a longevidade da
organização.
Nesta caminhada ressalto alguns elementos importantes:
• Conhecimento e informações que
ajudem na realização de um diagnóstico;
• Elaboração de um plano de ação;
• Elaboração de um cronograma,
constando as etapas e o tempo da atividade a ser desenvolvida;
• Definição do método a ser
utilizado;
• Compreender o fluxograma desta
atividade e suas interligações com outros processos.
No sistema de Gestão da Qualidade, utilizamos com frequência uma
ferramenta denominada PDCA, que muito contribui com o propósito de realizar um
trabalho diferenciado e que consiste em: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar ou
Verifica (Check) e Agir (Action).
O PDCA é um método amplamente aplicado para o controle eficaz e
confiável das atividades de uma organização, principalmente àquelas
direcionadas às melhorias, possibilitando a padronização nas informações do
controle de qualidade e a menor probabilidade de erros nas análises ao tornar
as informações mais claras. O PDCA
constitui-se das seguintes etapas:
“PLAN” – O primeiro passo, para a aplicação do PDCA é o estabelecimento
de um plano, ou um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas
diretrizes ou políticas da empresa e onde devem ser consideradas três fases
importantes: a primeira fase é o estabelecimento dos objetivos, a segunda, é o
estabelecimento do caminho para que o objetivo seja atingido e, a terceira é a
definição do método que deve ser utilizado para consegui-los. A boa elaboração
do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do
ciclo;
“DO” – O próximo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no
treinamento dos envolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente
dita e a coleta de dados para posterior análise.
“CHECK” – O terceiro passo do PDCA é a verificação dos resultados
obtidos e dados coletados. Ela pode ocorrer simultaneamente com a realização do
plano quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida, ou
após a execução quando são feitas análises estatísticas dos dados e verificação
dos itens de controle.
“ACT” ou “ACTION” – a última fase do PDCA é a realização das ações
corretivas, ou seja, a correção da falhas encontradas no passo anterior. Após
realizada a identificação dos desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar
o ciclo PDCA para correção.
Quando planejamos, estudamos previamente, isso nos torna mais seguros na
realização do processo, o que nos ajuda a evitar, e trabalhar, apenas com o
abismo do “achismo” que compreende a argumentação ou conjunto de ideias que se
baseia apenas na subjetividade, na opinião pessoal, sendo este um grande
oponente do trabalho que busca desenvolver-se com foco na qualidade e melhores
resultados.
Exercitando constantemente o planejamento, teremos maior probabilidade
de realizarmos o nosso trabalho de forma mais produtivo e eficiente, gerando
maior satisfação e realização profissional.
