PLANEJAR FAZ TODA DIFERENÇA

Por  Neide Gomes Barros

Diariamente travamos uma briga acirrada contra o tempo. Mal nos damos conta o dia amanheceu, ligamos o piloto automático e em alguns minutos realizamos inúmeras tarefas sem nem pensar.

Entretanto, o dia só está apenas começando, e a gente só consegue pensar nas outras inúmeras tarefas que temos para realizar até o final do dia.

   

Inevitavelmente toda esta correria sem um planejamento prévio, nos levará a retrabalhos, desperdício de tempo, dinheiro e energia, além de nos manter milhas e milhas distantes da tão sonhada qualidade de vida.

Penso que por meio da valorização do conceito e prática do planejamento, é possível obter melhores resultados garantindo maior credibilidade no trabalho que nos propomos a realizar.

Para tanto precisamos mudar nossa cultura de “ir fazendo”, sem um plano prévio. Parece que somos consumidos pela urgência e a necessidade do fazer, e não valorizamos a importância do tempo destinado ao planejamento.

Na área que atuo Recursos Humanos, fica difícil mensurar resultados se não utilizo uma ferramenta que me possibilite transformar fatos em números, em indicadores de desempenho, seja na satisfação do colaborador, seja para acompanhar o absentismos, turnover, treinamento e demais processos.

Aprendi que é preciso planejar, comparar o previsto com o realizado e acompanhar os resultados. Não podemos atuar numa área considerada umas das mais estratégicas, levando em consideração apenas o sentido abstrato da Gestão de pessoas.

Ao longo do tempo vamos compreendendo que uma prática profissional que utiliza o planejamento como ferramenta de estratégia profissional, aliada a outras áreas aumentam a possibilidade de sucesso e a longevidade da organização.

Nesta caminhada ressalto alguns elementos importantes:

•   Conhecimento e informações que ajudem na realização de um diagnóstico;

•   Elaboração de um plano de ação;

•   Elaboração de um cronograma, constando as etapas e o tempo da atividade a ser desenvolvida;

•   Definição do método a ser utilizado;

•   Compreender o fluxograma desta atividade e suas interligações com outros processos.

No sistema de Gestão da Qualidade, utilizamos com frequência uma ferramenta denominada PDCA, que muito contribui com o propósito de realizar um trabalho diferenciado e que consiste em: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar ou Verifica (Check) e Agir (Action).

O PDCA é um método amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável das atividades de uma organização, principalmente àquelas direcionadas às melhorias, possibilitando a padronização nas informações do controle de qualidade e a menor probabilidade de erros nas análises ao tornar as informações mais claras.  O PDCA constitui-se das seguintes etapas:

“PLAN” – O primeiro passo, para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um plano, ou um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas diretrizes ou políticas da empresa e onde devem ser consideradas três fases importantes: a primeira fase é o estabelecimento dos objetivos, a segunda, é o estabelecimento do caminho para que o objetivo seja atingido e, a terceira é a definição do método que deve ser utilizado para consegui-los. A boa elaboração do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo;

“DO” – O próximo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no treinamento dos envolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente dita e a coleta de dados para posterior análise.

“CHECK” – O terceiro passo do PDCA é a verificação dos resultados obtidos e dados coletados. Ela pode ocorrer simultaneamente com a realização do plano quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida, ou após a execução quando são feitas análises estatísticas dos dados e verificação dos itens de controle.

“ACT” ou “ACTION” – a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, a correção da falhas encontradas no passo anterior. Após realizada a identificação dos desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar o ciclo PDCA para correção.

Quando planejamos, estudamos previamente, isso nos torna mais seguros na realização do processo, o que nos ajuda a evitar, e trabalhar, apenas com o abismo do “achismo” que compreende a argumentação ou conjunto de ideias que se baseia apenas na subjetividade, na opinião pessoal, sendo este um grande oponente do trabalho que busca desenvolver-se com foco na qualidade e melhores resultados.

Exercitando constantemente o planejamento, teremos maior probabilidade de realizarmos o nosso trabalho de forma mais produtivo e eficiente, gerando maior satisfação e realização profissional.